Contracts Administrator

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Administrateur(trice) de contrats

• Faites partie d’un groupe axé sur la sécurité qui valorise l’inclusion
• Joignez-vous à notre entreprise internationale de premier plan, qui offre de formidables occasions de croissance personnelle et de développement de carrière à l’échelle mondiale
• Contrat à durée déterminée d'un an basé à Montréal

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façonsMD de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Nous sommes à la recherche d’un administrateur ou d’une administratrice de contrats d’expérience qui dirigera et soutiendra les activités d’approvisionnement et de gestion des contrats pour les études de D&T et veillera ce que les projets soient exécutés en toute sécurité, à temps et dans le respect du budget, tout en assurant la conformité aux normes de qualité et en protégeant les intérêts commerciaux de Rio Tinto. 

Principales responsabilités :

• Administrer et superviser le cycle de vie complet des contrats – depuis l’élaboration de la stratégie, l’appel d’offres, la négociation et l’exécution jusqu’à la clôture – conformément à la gouvernance de D&T (PM+), aux exigences juridiques, aux normes sectorielles et au droit des contrats.
• Élaborer, tenir à jour et présenter les plans contractuels des projets (PCP) et les stratégies d’approvisionnement au TEG/BED et à d’autres instances de gouvernance, en veillant à l’alignement sur les objectifs des projets, à la création de valeur et au respect de la conformité.
• Participer aux réunions hebdomadaires des projets, fournir un soutien contractuel, faire le suivi des engagements et assurer l’alignement entre les parties prenantes.
• Préparer et gérer la documentation relative aux appels d’offres, y compris les conditions des offres, les propositions et les documents contractuels types, en veillant à la cohérence avec les normes juridiques de l’entreprise et les modèles approuvés.
• Soutenir l’équipe de projet dans la rédaction, la négociation et l’administration des contrats, en veillant à leur exécution dans les délais et au respect des conditions commerciales.
• Suivre et mettre à jour régulièrement le rapport Package Procurement Status Report (PPSR), en veillant à l’exactitude des données et au respect des délais pour les livrables techniques, les étapes d’appel d’offres, les phases clés du processus d’approvisionnement et les approbations.
• Assurer la coordination avec le service d’ingénierie et les représentants des clients pour suivre les actions en cours dans le cadre du PPSR et contribuer à résoudre les problèmes afin de respecter le calendrier.
• Participer à l’évaluation et à la sélection des fournisseurs et soutenir les négociations commerciales afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
• Contrôler l’exécution des contrats, y compris l’état d’avancement, les paiements, les écarts, les conditions de clôture et le suivi des garanties.
• Tenir à jour des registres précis dans les outils de gestion des contrats.
• Fournir une contribution et des conseils stratégiques concernant les risques, les questions de recours hiérarchique et le respect des politiques de gouvernance et d’éthique en matière d’approvisionnement.

Votre contribution :

• Connaissance approfondie des lois, réglementations et politiques commerciales régissant les achats et l'administration des contrats
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit et à l'oral – ce poste implique une collaboration quotidienne avec des collègues et des partenaires au Québec et dans le monde entier
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et pour la communication, avec la capacité d'influencer les parties prenantes à tous les échelons. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidienne avec des collègues, des équipes ou des partenaires basés à l’extérieur du Québec.
• Compétences en matière de résolution efficace de problèmes, jugement sûr et capacité à gérer des questions complexes dans des environnements à forte pression
• Solide gestion du temps, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités dans un contexte en évolution rapide
• Esprit analytique et solides capacités en matière de calcul et de production de rapports
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Expérience de SAP, un atout
• Baccalauréat en administration des affaires, droit ou ingénierie, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience en administration des contrats
• Au moins 10 ans d'expérience en gestion de l'approvisionnement et des contrats, avec une exposition importante aux projets d'investissement et au cycle de vie complet des contrats
• MBA, un atout

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Contracts Administrator

• Be part of a group that is safety driven and values inclusion
• Join our global leading business offering outstanding personal development & global career opportunities
• One year fixed term based in Montreal

About the role

Finding better ways™ to provide the materials the world needs.

We are seeking an experienced Contract Administrator to lead and support contract management and procurement activities for D&T studies, ensuring project delivery is executed safely, on time, and within budget, while meeting quality standards and protecting the commercial interests of Rio Tinto. 

Key Responsibilities: 

• Administer and oversee the full lifecycle of contracts — from strategy development, tendering, negotiation, and execution to close-out — in accordance with D&T governance (PM+), legal requirements, industry standards, and contract law.
• Develop, maintain, and present Project Contracting Plans (PCP) and procurement strategies to TEGBED and other governance forums, ensuring alignment with project objectives, value creation, and compliance.
• Participate in weekly project meetings, providing contractual support, tracking commitments, and ensuring alignment across stakeholders.
• Prepare and manage tender documentation, including conditions for bids, proposals, and contract model documents, ensuring consistency with corporate legal standards and approved templates.
• Support the project team in drafting, negotiating, and administering contracts, ensuring timely execution and compliance with commercial terms.
• Track and update the Package Procurement Status Report (PPSR) regularly, ensuring data accuracy and timelines for technical deliverables, bidding stages, procurement milestones, and approvals.
• Coordinate with engineering, and client representatives to follow up on pending actions within the PPSR and help resolve blockers to keep packages on schedule.
• Participate in supplier evaluation and selection and support commercial negotiations to secure best-value outcomes.
• Monitor contract execution, including progress, payments, variations, close-out conditions, and warranty tracking.
• Maintain accurate records in contract management tools
• Provide strategic input and advice regarding risks, escalation issues, and compliance with procurement governance and ethics policies.

What You’ll Bring:

• Strong knowledge of commercial laws, regulations, and policies governing purchasing and contract administration
• Fluency in French and English, both written and spoken — this role involves daily collaboration with colleagues and partners across Quebec and globally. Rio Tinto is a global company and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.
• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to influence stakeholders at all levels
• Effective problem-solving skills, sound judgment, and the ability to manage complex issues in high-pressure environments
• Strong time management, attention to detail, and ability to manage multiple priorities in a fast-paced setting
• Analytical mindset with solid numerical and reporting capabilities
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
• Experience with SAP is an asset.
• Bachelor’s degree in business administration, Law, Engineering, or equivalent combination of education and experience in Contract Administration
• Minimum 10 years of experience in procurement and contract management, with significant exposure to capital projects and the full contract lifecycle
• An MBA is considered a plus

 #FR

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations. 

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs – striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can’t do it on our own, so we’re focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Chaque voix compte

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Every Voice Matters

At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome – they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.

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