Adjoint(e) exécutif(ve), Projets MD – Aluminium – Executive Assistant, MD Projects Aluminum

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Adjoint(e) exécutif(ve), Projets MD – Aluminium

• Faites partie d’un groupe axé sur la sécurité qui valorise l’inclusion

• Joignez-vous à une entreprise mondiale de premier plan

• Poste permanent hybride basé à Montréal (Québec)

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façons™ de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) proactif(ve) et hautement organisé(e) pour soutenir l’équipe Projets MD – Aluminium au sein de la fonction D&T. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des opérations administratives, appuyer la coordination des projets et maintenir une communication efficace entre les parties prenantes internes et externes.

Relevant de Projets MD – Aluminium, et travaillant au sein d’une communauté collaborative, d’un environnement stimulant et intéressant, vous aurez les fonctions suivantes :

• Fournir un soutien administratif complet à l’équipe Projets MD, notamment la gestion du calendrier, les dispositions en matière de déplacements, la coordination des réunions et le traitement des dépenses.

• Préparer, mettre en forme et réviser des documents tels que des rapports, des présentations, des contrats et de la correspondance, en anglais et en français.

• Coordonner la logistique des réunions, ateliers et événements internes et externes.

• Gérer les flux de documents, y compris le suivi des approbations, tout en assurant la confidentialité des informations sensibles.

• Appuyer les activités d’intégration des nouveaux membres de l’équipe et contribuer à la coordination du recrutement.

• Fournir un soutien aux tâches liées aux projets, telles que le suivi des données, la production de rapports et la liaison avec les équipes interfonctionnelles.

• Utiliser les systèmes internes (p. ex. : SAP, SharePoint, RTTMS) et les outils d’IA afin de rationaliser les processus administratifs.

• Favoriser un environnement d’équipe collaboratif et inclusif, contribuant à une culture de travail positive.

Votre contribution

• Engagement envers votre sécurité et celle de votre équipe

• Un diplôme en administration, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.

• Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire, idéalement au sein d’une organisation mondiale.

• De solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec une grande attention aux détails.

• Une maîtrise de la suite Microsoft Office et la capacité d’apprendre les systèmes internes (SAP, RTTMS, SharePoint).

• D’excellentes compétences en communication en anglais et en français, tant à l’écrit qu’à l’oral.

• Discrétion et professionnalisme dans la gestion des informations confidentielles.

• La maitrise du français à l’oral et à l’écrit et connaissance de base de l’anglais. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste pourraient nécessiter une collaboration avec des collègues, des équipes ou des partenaires basés à l’extérieur du Québec.

Ce que nous offrons

Obtenez la reconnaissance de vos contributions, de votre capacité de réflexion et de votre travail acharné, et la satisfaction de savoir que vous avez aidé le monde à progresser.

• Environnement de travail au sein duquel la sécurité est toujours la priorité absolue

• Occasions de développement de carrière et aide à la formation pour réaliser vos aspirations sur le plan technique et du leadership

• Salaire de base concurrentiel établi en fonction de vos compétences et de votre expérience, et programme incitatif annuel

• Accès en tout temps à des programmes de santé/médicaux favorables à la famille, et à des régimes de retraite et d’épargne

• Régime d’actionnariat intéressant

• Congés pour divers motifs (vacances/annuels, congé parental payé, congés de maladie)

• Rabais pour les employés

Emplacement du poste

Un bureau moderne situé au centre-ville de Montréal offrant une vue panoramique sur le Vieux-Port et le Mont Royal, un espace de travail soigneusement conçu qui comprend des zones collaboratives et des espaces privés, un jardin sur le toit et une cour qui se transforme en bassin réfléchissant en été et en patinoire en hiver.

Des repas du midi subventionnés tous les jours, un accès illimité à du café et à une large sélection de thés, ainsi que des fruits frais disponibles chaque semaine à chaque étage.

Un éventail de commodités sur place, notamment un centre médical, des services de massage, une garderie pour les enfants des employé(e)s et des équipements axés sur le bien-être, tels que des cours de conditionnement physique gratuits, une salle de méditation et des événements culturels tout au long de l’année qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

#FR

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Executive Assistant, MD Projects Aluminum ​

• Be part of a group that puts safety first and values inclusion

• Join a leading global company

• Permanent hybrid role based in Montreal, Quebec

About the role

Finding better ways™ to provide the materials the world needs.

We are looking for a proactive and highly organized Executive Assistant to support the MD Projects Aluminum team within the D&T function. This role is pivotal in ensuring smooth administrative operations, supporting project coordination, and maintaining effective communication across internal and external stakeholders.

Reporting to the MD Projects Aluminum, and working in a collaborative community, a challenging and exciting environment, you will:

• Provide comprehensive administrative support to the MD Projects team, including calendar management, travel arrangements, meeting coordination, and expense processing.

• Prepare, format, and review documents such as reports, presentations, contracts, and correspondence in both English and French.

• Coordinate logistics for internal and external meetings, workshops, and events.

• Manage document workflows, including tracking approvals and maintaining confidentiality of sensitive information.

• Support onboarding activities for new team members and contribute to recruitment coordination.

• Assist in project-related tasks such as data tracking, reporting, and liaising with cross-functional teams.

• Use internal systems (e.g., SAP, SharePoint, RTTMS) and AI tools to streamline administrative processes.

• Foster a collaborative and inclusive team environment, contributing to a positive workplace culture.

What you’ll bring

• A commitment to the safety of yourself and your team

• Diploma in administration, office management, or a related field.

• Minimum 3–5 years of experience in a similar administrative role, ideally within a global organization.

• Strong organizational and time management skills with attention to detail.

• Proficiency in Microsoft Office Suite and ability to learn internal systems (SAP, RTTMS, SharePoint).

• Excellent communication skills in English and French, both written and spoken.

• Discretion and professionalism in handling confidential information.

• Fluency in written and spoken French and basic knowledge of English. Rio Tinto is a global company, and the duties of this position may require collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.

What we offer

Be recognized for your contribution, your thinking and your hard work, and go home knowing you’ve helped the world progress.

• A work environment where safety is always the number one priority

• Career development & education assistance to further your technical or leadership ambitions

• A competitive base salary reflective of your skills and experience with annual incentive program

• Ongoing access to family-friendly health and medical programs, pension and savings plans

• Attractive share ownership plan

• Leave for all of life’s reasons (vacation/annual, paid parental, sick leave)

• Exclusive employee discounts

Where you’ll be working

A modern downtown Montreal office with panoramic views of the Old Port and Mount Royal, a thoughtfully designed workspace that includes collaborative areas and private booths, a rooftop garden, and a courtyard that becomes a reflecting pool in summer and a skating rink in winter

Daily subsidized lunches, all-day access to free coffee and a wide selection of teas, and fresh fruit available weekly on every floor

On-site amenities including a medical center, massage services, daycare for employees’ children, and wellness-focused features such as free fitness classes, a meditation room, and year-round cultural events that promote a healthy work-life balance.

#LI-HYBRID

About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs – striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can’t do it on our own, so we’re focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Respect and Inclusion
At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome – they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations. 

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

Respect and Inclusion
Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

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