Adjoint(e) administratif(ve), Services juridiques | Administrative Assistant, Legal

**English to follow**

Adjoint(e) administratif(ve), Services juridiques

• Faites partie d’un groupe qui priorise la sécurité avant tout et qui valorise l’inclusion.

• Joignez-vous à une entreprise mondiale de premier plan œuvrant sur 5 continents

• Poste permanent basé à Montréal, Québec, en mode hybride

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façons™ de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) afin d’assister l’équipe des Services juridiques dans son rôle de fournir des conseils de natures juridique et stratégique à la direction et aux différentes équipes du groupe Aluminium de Rio Tinto, dans ses fonctions administratives et professionnelles.

Relevant du Directeur général, Services juridiques, Aluminium, Opérations Atlantique et travaillant au sein d’une équipe dynamique dans un environnement passionnant et en constante évolution, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Servir de point de contact avec la haute direction et les divers services du groupe d’affaire Aluminium et des autres fonctions de Rio Tinto à travers le monde, afin de répondre aux diverses demandes de façon autonome et de maintenir la bonne relation et l’excellente réputation du groupe auprès de Rio Tinto, ainsi que nos partenaires d’affaires externes;

• Préparer, réviser et mettre en forme divers documents, incluant des lettres, contrats, présentations, sommaires, tableaux, documents de formation, etc, en français et anglais;

• Effectuer des tâches administratives générales comme la gestion de la facturation des cabinets d’avocats, des comptes de dépenses, des agendas, de la documentation juridique, bases de données, le suivi des signatures électroniques ou papiers de documents, etc., en utilisant entre autres les logiciels et outils technologiques disponibles, dont ceux développés par Rio Tinto;

• Coordonner la logistique des réservations de voyages, de réunions, rencontres et évènements internes et externes;

• Être en mesure de gérer et régler des situations problématiques, en assistant et facilitant le travail des membres de l’équipe lorsque survient un problème afin de trouver une solution en utilisant les ressources internes autant qu’externes à Rio Tinto;

• Participation active à l’ensemble du processus de recrutement de nouveaux étudiants, stagiaires et autres membres de l’équipe et exécuter des tâches de coordination et d’intégration à cet égard;

• Contribuer à assurer un haut niveau de qualité de communication entre les membres de l'équipe et véhiculer un esprit de travail positif malgré les nombreux défis;

Votre contribution

Pour que votre candidature soit prise en considération, les exigences sont les suivantes :

• Engagement envers votre propre sécurité et celle de l’équipe;

• Compétences interpersonnelles démontrées et capacité à travailler en collaboration ainsi qu’à établir et à entretenir des relations durables, de concert avec des équipes collaboratives et multidisciplinaires à tous les niveaux, en ayant à cœur la réussite de l’équipe et de l’entreprise; 

• Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et d’établissement des priorités, en étant engagé à simplifier et optimiser le travail de votre équipe;

• Détenir un diplôme en administration, comptabilité ou bureautique, ou dans un domaine similaire;

• Posséder une expérience pertinente dans un poste similaire;

• Maîtriser la suite d’application Microsoft, être en mesure d’apprivoiser et maitriser les outils développés à l’interne pour le suivi et le paiement des frais d’avocats, la gestion des documents juridiques, demandes de réquisitions internes (TI, RH et autres) – SAP un atout;

• Pouvoir mettre à profit les outils d’intelligence artificielle pour offrir un soutien à l’équipe et avoir une curiosité pour des applications plus larges de l’IA.

• Être en mesure de préparer de bonnes présentations avec Power Point et autres outils;

• Assister l’équipe dans certaines tâches juridiques simples, telle la préparation de documents corporatifs (résolutions, procurations, etc.) et de certains contrats, ainsi que des recherches juridiques, en utilisant les outils appropriés;

• Faire preuve d’initiative, d’une grande autonomie et d’une bonne capacité d’apprentissage;

• Faire preuve de discrétion et de professionnalisme pour gérer des informations sensibles et maintenir la confidentialité, incluant la tenue de registres de confidentialité; et

• Maitriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit de manière impeccable. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidiennement avec des collègues, des équipes et des partenaires basés à l’extérieur du Québec.

Ce que nous offrons

Obtenez la reconnaissance de vos contributions, de votre capacité de réflexion et de votre travail rigoureux et assidu, et la satisfaction de savoir que vous avez aidé le monde à progresser.

• Environnement de travail stimulant et convivial au sein d’une équipe pour laquelle la sécurité et la santé sont en tout temps des priorités absolues; 

• Occasions de développement de carrière et aide à la formation pour réaliser vos aspirations sur le plan technique et du leadership;

• Salaire de base concurrentiel établi en fonction de vos compétences et de votre expérience, et programme incitatif annuel; 

• Accès en tout temps à des programmes de santé/médicaux favorables à la famille, à des régimes de retraite et d’épargne, et un régime d’actionnariat intéressant;

• Congés pour divers motifs (vacances/annuels, congé parental payé, congés de maladie); et

• Rabais pour les employés.

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Administrative Assistant, Legal

• Be part of a group that puts safety first and values inclusion

• Join a leading global company operating on five continents

• Permanent hybrid role based in Montreal, Quebec

About the role

Finding better ways™ to provide the materials the world needs.

We are looking for an administrative assistant to support the Legal Team in providing legal and strategic advice to management and various teams of the Rio Tinto Aluminium Group.

Reporting to the General Manager, Legal, for the Atlantic Operations division of the Aluminium Group, you’ll be part of a dynamic team in an exciting, fast-paced environment. Your responsibilities will be to:

• Serve as a point of contact for senior management and various departments within the Aluminium business group and other Rio Tinto functions around the world, independently respond to various requests, maintain the group’s excellent reputation, and foster good relationships with Rio Tinto and our external business partners.

• Prepare, review, and format documents, including letters, contracts, presentations, summaries, tables, and training documents, in French and English.

• Perform general administrative tasks—managing law firm invoices, expense accounts, diaries, legal documentation, and databases and tracking electronic or paper document signatures, etc.—using available software programs and technological tools, including ones developed by Rio Tinto.

• Coordinate the logistics of travel arrangements, meetings, gatherings, and internal and external events.

• Manage and resolve problematic situations by assisting team members and making their work easier when a problem arises, using both internal and external Rio Tinto resources to find a solution.

• Play an active role throughout the recruitment process for new students, interns, and other team members by coordinating activities and performing onboarding tasks.

• Help ensure high-quality communication between team members and model a positive work ethic in the face of challenges.

What you’ll bring

To be successfully considered for this role, you will have:

• A commitment to your own safety and that of the team

• Demonstrated interpersonal skills and the ability to collaborate with multidisciplinary teams across all levels to build and maintain lasting relationships, focusing on the success of the team and the company

• Excellent organisational, time management, and prioritisation skills with a strong commitment to simplifying and optimizing your team's work.

• A degree in administration, accounting, office automation, or a similar field

• Relevant experience in a similar position

• Proficiency in Microsoft Office as well as the ability to learn and master internally developed tools for tracking and paying legal fees, managing legal documents, and processing internal requests (e.g., from IT and HR); SAP experience is an asset

• Ability to leverage artificial intelligence tools to support the team, with a curiosity for broader applications of AI

• The ability to prepare effective presentations using PowerPoint and other tools

• The ability to assist the team with certain simple legal tasks, such as preparing corporate documents (e.g., resolutions and powers of attorney) and certain contracts, and to conduct legal research using the appropriate tools

• A sense of initiative, strong ability to work independently, and good learning capacity

• Demonstrated discretion and professionalism when handling sensitive information and maintaining confidentiality, including confidentiality records

• Fluency in spoken and written French and English; Rio Tinto is a global company, and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams, and partners based outside Quebec

What we offer

• Be recognised for your contribution, critical thinking, and hard work and go home knowing you’ve helped the world progress.

• A stimulating and friendly work environment with a team that always puts health and safety first

• Career development and education assistance to further your technical or leadership ambitions

• A competitive base salary reflective of your skills and experience, along with an annual incentive programme

• Ongoing access to family-friendly health and medical programmes, pension and savings plans, and an attractive share ownership plan

• Leave for all of life’s reasons (vacation/annual, paid parental, and sick leave)

• Exclusive employee discounts

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