Adjoint(e) exécutif(ve) / Executive Assistant

***English to follow

• Jouez un rôle clé en soutenant la vice-présidente, People, Aluminium et Lithium, et contribuez à permettre à l’équipe People de se concentrer sur les priorités stratégiques qui façonnent notre main-d’œuvre mondiale.
• Collaborez étroitement avec l’équipe de direction dans un poste offrant des occasions exceptionnelles d’apprentissage et de développement de carrière à long terme.
• Occupez un poste permanent basé à Montréal (Québec), au sein d’un environnement de travail collaboratif et performant.

Nous trouvons de meilleures façons™ de fournir les matériaux dont le monde a besoin, aujourd’hui et pour l’avenir. Nos valeurs, soit le respect, le courage et la curiosité, guident notre façon de travailler et d’interagir les uns avec les autres.

À propos du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction pour soutenir la vice-présidente, People, Aluminium et Lithium. Il s'agit d'une occasion exceptionnelle pour une personne qui aime créer de l'ordre dans des environnements complexes, tirer parti de la technologie pour améliorer les méthodes de travail et bâtir de solides partenariats.

Vous agirez comme partenaire de confiance auprès de la vice-présidente, en gérant les responsabilités administratives afin de faciliter l'établissement des priorités et une prise de décision efficace. Ce poste convient également à une personne ayant un véritable intérêt pour les ressources humaines, désireuse d'en apprendre davantage sur cette fonction et d'éventuellement y développer sa carrière.

Ce que vous ferez

• Gérer et optimiser l'agenda complexe de la vice-présidente, Ressources humaines.
• Gérer l'agenda de la directtrice générale, People, Lithium, ainsi que celui de la directtrice générale, People, Atlantique.
• Anticiper les conflits d'horaire, repérer les occasions de simplifier les processus et veiller à ce que les leaders se concentrent sur les activités à plus forte valeur ajoutée.
• Coordonner les réunions de leadership, les présentations, les assemblées générales et les événements des centres opérationnels, y compris les ordres du jour, la logistique, la documentation et les suivis.
• Utiliser les outils numériques pour accroître l'efficacité, simplifier les flux de travail et soutenir de nouvelles façons de travailler.
• Préparer des rapports, des présentations, des documents d'information et des communications de direction avec un haut niveau de précision et de professionnalisme.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, les notes de frais et les processus administratifs tout en s'adaptant à des priorités changeantes.
• Établir de solides relations avec les parties prenantes des équipes People, Aluminium et Lithium, ainsi qu'avec la communauté élargie des adjoint(e)s de direction.
• Agir comme partenaire de confiance en apportant structure, organisation et résolution proactive de problèmes dans un environnement de direction dynamique.

À propos de vous

Nous recherchons une personne dont l'expérience correspond aux principales exigences ci-dessous. Il n'est pas nécessaire de répondre à tous les critères souhaitables pour poser votre candidature. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les responsabilités de ce poste exigent une collaboration quotidienne avec des collègues, des équipes ou des partenaires situés à l'extérieur du Québec.

Exigences essentielles

• Faire preuve d'un engagement envers la santé, la sécurité et le bien-être de soi-même et de son équipe.
• Posséder une expérience démontrée du soutien à des cadres supérieurs ou à des dirigeants dans un environnement corporatif mondial et en évolution rapide.
• Maîtriser la suite Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, PowerPoint, Excel et les outils modernes de productivité.
• Avoir de l'expérience dans la gestion d'agendas complexes, de déplacements, de réunions et de renseignements confidentiels avec professionnalisme et discrétion.
• Maîtriser le français et l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. La connaissance de l'espagnol constitue un atout.
• Démontrer sa capacité à améliorer des processus, à mettre en place des méthodes de travail efficaces et à utiliser la technologie pour simplifier les tâches administratives.

Atouts pour réussir

• Capacité à évoluer efficacement dans un environnement de travail rapide et dynamique.
• Expérience de la gestion de plusieurs fuseaux horaires et du travail avec des cultures différentes.
• Curiosité d'apprendre et d'assumer des mandats stimulants, notamment un intérêt pour les ressources humaines.
• Expérience du soutien à des leaders au sein d'une grande organisation mondiale ou matricielle.
• Connaissance de SAP, Workday ou d'autres systèmes d'entreprise comparables.
• Expérience dans la préparation de présentations, de rapports et de communications destinés à la haute direction.

Ce que nous offrons

Soyez reconnu(e) pour votre contribution, vos idées et votre travail, et rentrez chez vous chaque jour en sachant que vous avez contribué au progrès du monde.

• Un environnement de travail où la santé et la sécurité demeurent la priorité absolue.
• Des possibilités de perfectionnement professionnel et de formation pour soutenir vos ambitions techniques ou de leadership.
• Un salaire de base concurrentiel reflétant vos compétences et votre expérience, ainsi qu’un programme annuel de bonification.
• Un accès continu à des programmes de santé et de bien-être adaptés aux familles, à un régime de retraite et à des programmes d’épargne.
• Un régime attrayant d’actionnariat des employés et employées.
• Des congés pour toutes les étapes de la vie (vacances, congé parental rémunéré, congé de maladie, etc.)
• Des rabais exclusifs réservés aux employés et employées.

Lieu de travail

Un bureau moderne au centre-ville de Montréal offrant une vue panoramique sur le Vieux-Port et le mont Royal, conçu avec des espaces collaboratifs, des zones privées, un jardin sur le toit et une cour intérieure qui se transforme en bassin réfléchissant l’été et en patinoire l’hiver.

Des repas du midi subventionnés quotidiennement, du café gratuit à volonté, un vaste choix de thés et des fruits frais offerts chaque semaine à tous les étages.

Des services sur place comprenant un centre médical, des services de massage, une garderie pour les enfants des employés et employées ainsi que plusieurs initiatives favorisant le mieux-être, comme des cours de mise en forme gratuits, une salle de méditation et des événements culturels tout au long de l’année favorisant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

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• Play a key role supporting the Vice President, People, Aluminum & Lithium and helping People team focus on key priorities that shape our global workforce. 
• Work closely with senior leadership team in a role that offers exceptional learning and long-term career development. 
• Permanent position based in Montreal, Quebec, working in collaborative, high-performing environment. 

We’re Finding Better Ways™ to provide materials the world needs, now and in the future. Our values – care, courage and curiosity – guide how we work and how we treat each other. 

About the role 

We are looking for an Executive Assistant to support the Vice President, People, Aluminum & Lithium. This is an exceptional opportunity for someone who enjoys creating order from complexity, leveraging technology to improve the way work gets done, and building strong partnerships. You will serve as a trusted right hand to the Vice President, managing administrative responsibilities to enable prioritization, and efficient decision-making. This role is also well suited to someone with a genuine interest in Human Resources who is eager to learn more about the function and potentially build a future career within HR. 

What you’ll be doing 

• Manage and optimize a complex executive calendar for the Vice President, People.
• Manage calendar for GM, People, Lithium and GM People, Atlantic.  
• Anticipate scheduling conflicts, identify opportunities to simplify processes, and ensure leaders are focused on the highest-value activities. 
• Coordinate leadership meetings, presentations, town halls, and hub events, including agendas, logistics, materials, and follow-up actions. 
• Leverage digital tools to improve efficiency, streamline workflows, and support new ways of working. 
• Prepare reports, presentations, briefing materials, and executive communications with a high degree of accuracy and professionalism. 
• Coordinate domestic and international travel arrangements, expenses, and administrative processes while adapting to changing priorities. 
• Build strong relationships with stakeholders across People, Aluminum & Lithium business, and the broader Executive Assistant community. 
• Act as a trusted partner who brings organization, structure, and proactive problem-solving to a dynamic executive environment. 

About you 

We’re looking for someone whose experience aligns with the key requirements below. You do not need to meet every helpful-for-success item to apply. Rio Tinto is a global company, and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams or partners based outside Quebec

Required for Success 

• A commitment to the safety and wellbeing of yourself and your team. 
• Demonstrated experience supporting senior leaders or executives in a global, fast-paced corporate environment. 
• Strong capability with Microsoft 365, including Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, and modern productivity tools. 
• Experience managing complex calendars, travel, meetings, and confidential information with professionalism and discretion. 
• Fluent in French and English, both written and spoken. Spanish speaking is a plus.
• Proven ability to improve processes, introduce efficient ways of working, and use technology to simplify administrative tasks. 

Helpful for Success 

• Ability to work in a fast-paced work environment.
• Experience managing global timezones and working with different cultures 

• Couriousity to learn and take on challenging assignments, including having interest in Human Resources.
• Experience supporting leaders within a large, global, or matrixed organization. 
• Exposure to SAP, Workday or similar enterprise systems. 
• Experience preparing executive-level presentations, reports, and communications. 

What we offer 

Be recognized for your contribution, your thinking and your hard work, and go home knowing you’ve helped the world progress.  

• A work environment where safety is always the number one priority 
• Career development & education assistance to further your technical or leadership ambitions  
• A competitive base salary reflective of your skills and experience with annual incentive program  
• Ongoing access to family-friendly health and medical programs, pension and savings plans 
• Attractive share ownership plan 
• Leave for all of life’s reasons (vacation/annual, paid parental, sick leave) 
• Exclusive employee discounts  

Where you'll be working

A modern downtown Montreal office with panoramic views of the Old Port and Mount Royal, a thoughtfully designed workspace that includes collaborative areas and private booths, a rooftop garden, and a courtyard that becomes a reflecting pool in summer and a skating rink in winter   

Daily subsidized lunches, all-day access to free coffee and a wide selection of teas, and fresh fruit available weekly on every floor.

On-site amenities including a medical center, massage services, daycare for employees’ children, and wellness-focused features such as free fitness classes, a meditation room, and year-round cultural events that promote a healthy work-life balance.   

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About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs – striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can’t do it on our own, so we’re focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Respect and Inclusion
At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQ+ community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome – they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations. 

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

Respect and Inclusion
Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

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