Adjoint(e) administratif(tive), Affaires externes – Canada – Administrative Assistant, External Affairs Canada

*** English version follows ***

Adjoint(e) administratif(tive), Affaires externes – Canada

• Faites partie d’un groupe axé sur la sécurité qui valorise l’inclusion

• Joignez-vous à une entreprise mondiale de premier plan

• Poste basé à Montréal, ou à Québec

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façons™ de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(tive), Affaires externes, afin de soutenir la haute direction, de veiller à l’application cohérente et efficace des politiques et des normes dans l’ensemble des activités associées à l’équipe, et de fournir aux dirigeants un soutien auprès des parties prenantes, notamment dans le cadre des initiatives liées aux objectifs stratégiques de l’entreprise et de l’équipe Affaires externes au Canada. C’est une formidable occasion de faire partie d’une équipe dynamique au sein des Affaires externes.

Relevant du (de la) directeur(trice) général(e), secondant directement du (de la) directeur(trice) pour le Québec, et travaillant avec une équipe diversifiée dans un environnement passionnant et dynamique, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Fournir une assistance exécutive et un soutien administratif et d’aide à la direction directement au (à la) directeur(trice) général(e) des affaires extérieures et au (à la) directeur(trice) pour le Québec, en toute confidentialité et avec tact et diplomatie et avec des initiatives opérationnelles et administratives.

• La personne sera en constante relation avec les membres de la direction de Rio Tinto, des cabinets politiques et instances gouvernementales

• Assure la coordination des groupes internes pour la rédaction de rapports ou autres

• Gérer les réservations de voyage et les dépenses pour le (la) directeur(trice) général(e) et le (la) directeur(trice) pour le Québec.

• Programmer les réunions avec les représentants gouvernementaux, les parties prenantes clés et les associations industrielles et interagir avec toutes ces instantes.

• Utiliser des logiciels d’affaires (exemples : traitement de texte, présentations et feuilles de calcul) pour préparer des lettres, des rapports, des présentations, des ordres du jour, des procès-verbaux, etc.; préparer parfois les réponses à des lettres et à des demandes routinières.

• Recevoir et gérer les appels entrants, le courrier et les courriels, et accueillir les visiteurs.

• Tenir à jour les fichiers (gestion des documents, contrôle des versions, base de données sur les ressources), les calendriers et les agendas; effectuer habituellement les réservations de voyage, la coordination de réunion et le suivi des dépenses.

• Gérer les procédures administratives de bout en bout, y compris la création des commandes d’achat, la gestion des fournitures de bureau et le soutien relatif aux problèmes informatiques.

• Faire des recherches et préparer des documents en collaboration avec les membres de l’équipe des Affaires externes et d’autres équipes interfonctionnelles en vue des engagements auprès des parties prenantes externes et internes.

Votre contribution

• Engagement envers votre sécurité et celle de votre équipe

• Compétences interpersonnelles démontrées et capacité à travailler en collaboration ainsi qu’à établir et à entretenir des relations durables

• Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et d’établissement des priorités

• Bonne capacité à fonctionner au sein d’équipes collaboratives et multidisciplinaires

• De 5 à 7 ans d’expérience comme adjoint(e) administratif(tive) ou dans des fonctions semblables

• Maîtrise de la suite d’applications Microsoft et de SAP, un atout

• Ouvert à des déplacements occasionnels vers d'autres lieux, que ce soit Montréal, Ottawa ou la ville de Québec.

• Si vous postulez pour le poste basé à Montréal, Québec, Maitriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidiennement avec des collègues, des équipes et des partenaires basés à l’extérieur du Québec.

Ce que nous offrons

Obtenez la reconnaissance de vos contributions, de votre capacité de réflexion et de votre travail acharné, et la satisfaction de savoir que vous avez aidé le monde à progresser. 

• Environnement de travail au sein duquel la sécurité est toujours la priorité absolue  

• Occasions de développement de carrière et aide à la formation pour réaliser vos aspirations sur le plan technique et du leadership 

• Salaire de base concurrentiel établi en fonction de vos compétences et de votre expérience, et programme incitatif annuel  

• Accès en tout temps à des programmes de santé/médicaux favorables à la famille, et à des régimes de retraite et d’épargne 

• Régime d’actionnariat intéressant 

• Congés pour divers motifs (vacances/annuels, congé parental payé, congés de maladie) 

• Rabais pour les employés 

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Administrative Assistant, External Affairs Canada

• Be part of a group that is safety driven and values inclusion

• Join a leading global company

• Based in Montreal, or Quebec City

About the role

Finding better ways™ to provide the materials the world needs.

We are looking for an Administrative Assistant, External Affairs who will provide executive support to senior leadership, ensuring the consistent and efficient application of policies and standards across activities associated with the area, as well as providing leaders with stakeholder support, including in initiatives related to the strategic objectives to the business and the External Affairs team in Canada. This is a great opportunity to be a valued member of a dynamic External Affairs team.

Reporting to the General Manager, and directly supporting the Director of Quebec, and working with a diverse team in an exciting and fast paced environment, you will:

• Provide executive assistance and administrative support directly to the General Manager of External Affairs and to the Director of Quebec, exercising confidentiality, tact and diplomacy with operational and administrative initiatives.

• Be in constant communication with Rio Tinto leadership, political offices, and government entities.

• Ensure the coordination of internal groups for the drafting of reports or other documents.

• Provide travel booking and expense management to the General Manager and Director of Quebec.

• Schedule meetings and interact with government officials, key stakeholders and industry associations.

• Use business software applications (e.g., word processing, presentation and spreadsheet) to prepare correspondence, reports, presentations, agendas, minutes, etc.; may prepare responses to routine correspondence and inquiries.

• Receive, screen and direct incoming calls, visitors, mail and e-mail.

• Maintain files (document management, version control, resource database), calendars and diaries; typically arranges business travel, coordinates meeting arrangements, and tracks expenses.

• Manage end-to-end administrative procedures, including creation of purchasing orders, managing office supplies, support with IT issues, etc.

• Research and prepare materials in collaboration with team members from External Affairs and cross-functional teams to engage with external and internal stakeholders

What you’ll bring

• A commitment to the safety of yourself and your team

• Demonstrated interpersonal skills in working collaboratively and building and sustaining relationships

• Excellent organizational, time management and prioritization skills

• Functions well in collaborative multi-discipline teams

• 5-7 years of experience as an administration assistant or similar roles

• Proficiency in Microsoft Suite of apps and SAP would be beneficial

•  If you are applying for the role based in Montreal, Quebec, fluency in French and English, both written and spoken. Rio Tinto is a global company, and the duties of this position may require collaboration with colleagues, teams or partners based outside Quebec

What we offer 

Be recognized for your contribution, your thinking and your hard work, and go home knowing you’ve helped the world progress.  

• A work environment where safety is always the number one priority  

• Career development & education assistance to further your technical or leadership ambitions   

• A competitive base salary reflective of your skills and experience with annual incentive program   

• Ongoing access to family-friendly health and medical programs, pension and savings plans  

• Attractive share ownership plan  

• Leave for all of life’s reasons (vacation/annual, paid parental, sick leave)  

• Exclusive employee discounts   

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations. 

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs – striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can’t do it on our own, so we’re focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Chaque voix compte

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Every Voice Matters

At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome – they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.