Administrative Assistant | Adjoint(e) administrative(ve)

French version below

Administrative Assistant

• Be part of a group that is safety driven and values inclusion

• Join our global leading business offering outstanding leadership development

• Based in the beautiful outdoor and family-oriented community of Labrador City, NL, Sept-Iles, QC or Montreal, QC

About the role

Finding better ways™ to provide the materials the world needs.

We are looking for an Administrative Assistant to join the Operational & Technical Support team to provide a range of support services including agenda management, document preparation, data entry, customer service, workforce scheduling, and other related duties.

This is a great opportunity for a detail-oriented and organized individual to join a fast-paced and professional environment.

We are an open, connected, global team that includes some of the industry’s best and brightest minds. While using some of the most exciting data and tools on the planet, we are the world leader in automation and smart mining. We offer competitive, performance-focused remuneration, and a wide range of benefits to reward your contribution. With a global reach, the opportunities to develop and grow your career are broad and exciting. 

We have technical development programs that are industry-leading and recognize the unique nature of your role. These provide opportunities to grow your career through a dedicated technical path while being rewarded for your unique skills.

Reporting to the Manager, Operations Centre and Integrated Planning and working in an exciting and unique environment within the Integrated Planning & Operations Centre, you will be:

• Work safely in accordance with Rio Tinto safety standards – actively engaging in safety initiatives and promoting our “Zero harm” safety culture

• Perform data entry to ensure accurate information is promptly captured in appropriate information systems

• Accurately maintain resources overtime and records

• Provide payroll and administrative support for supervisors and superintendents

• Establish and maintain office filing systems, files and records, assemble information upon request, direct other employees in file maintenance procedures

• Planning and supporting visitors to ensure a smooth and well received visit.

• Book flights, accommodations and Light Vehicles as required

• Completing expense reports

What you'll bring

• A commitment to the safety of yourself and your team

• High-energy, engaged mindset

• Excellent written and verbal skills

• Strong organizational, prioritization, and time management skills

• Ability to work cooperatively and productively with others to achieve results

• Proficient in MS Office applications and SAP

• We actively encourage applications from women and Indigenous Peoples for this opportunity

It will also be beneficial if you have:

• Diploma or Certificate in Business Administration (preferred)

• Experience with workforce scheduling in a unionized environment (preferred)

• Fluency in spoken and written English, with basic knowledge of French

What we offer

Be recognized for your contribution, your thinking and your hard work, and go home knowing you’ve helped the world progress.

• A work environment where safety is always the number one priority

• Career development & education assistance to further your technical or leadership ambitions

• A competitive base salary reflective of your skills and experience with annual incentive program

• Ongoing access to family-friendly health and medical programs, pension and savings plans

• Attractive share ownership plan

• Leave for all of life’s reasons (vacation/annual, paid parental, sick leave)

• Exclusive employee discounts

• Domestic relocation assistance

Where you’ll be working​

We are a leading North American producer and exporter of premium iron ore pellets and high-grade concentrate with average iron grades greater than 66%. With a team of over 2,700 employees, IOC is committed to providing value and continuity for our customers, employees, communities and shareholders through our unique mine to port approach, taking advantage of our full integration and wholly owned infrastructure to deliver our high-quality concentrate and pellets to our customers across the globe. 

 ​

IOC’s operations include a mine with five operational pits, a concentrator and a pelletizing plant located near Labrador City in the province of Newfoundland and Labrador.  We also operate a wholly-owned 418 km railway, the Quebec North Shore and Labrador Railway (QNS&L), that links our Labrador operations to Company-owned port facilities in Sept-Iles. ​

Working at Rio Tinto also means choosing to be part of a company recognized one of Canada’s Top 100 Employers in 2025 for the sixth consecutive year (for more information, click here: Rio Tinto Top Employer 2025) and one of Canada’s Top 100 Employers for Young People (for more information, click here: Rio Tinto Top Employer for young people).

***

Adjoint(e) administrative(ve)

• Faites partie d’un groupe axé sur la sécurité et qui valorise l’inclusion

• Rejoignez une entreprise de renommée mondiale offrant d’excellentes opportunités de développement en leadership

• Poste basé dans une communauté familiale et tournée vers les activités de plein air : Labrador City (T.-N.-L.), Sept-Îles (Qc) ou Montréal (Qc)

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façons™ de fournir les matériaux dont le monde a besoin.  

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à l’équipe de soutien opérationnel et technique. La personne retenue offrira une gamme de services de soutien, notamment la gestion d’agendas, la préparation de documents, la saisie de données, le service à la clientèle, la planification de la main-d’œuvre et d’autres tâches connexes.

Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne organisée et soucieuse des détails de rejoindre un environnement professionnel dynamique.

Nous formons une équipe internationale ouverte et connectée de spécialistes techniques, utilisant des données et des outils parmi les plus stimulants au monde. Nous sommes un chef de file mondial de l’automatisation et de l’exploitation minière intelligente.

Nos programmes de développement technique sont à la fine pointe de l’industrie et tiennent compte de la nature unique de chaque poste. Ils vous permettent de progresser dans votre carrière en suivant un cheminement technique adapté et d’être reconnu pour vos compétences particulières.

Relevant de la/le gestionnaire du Centre des opérations et de la planification intégrée, et évoluant dans un environnement unique et stimulant au sein du Centre des opérations et de la planification intégrée, vous aurez les fonctions suivantes :

• Travailler en toute sécurité conformément aux normes de sécurité de Rio Tinto – en participant activement aux initiatives en matière de sécurité et en promouvant notre culture « Zéro incident »

• Effectuer la saisie de données afin d’assurer l’enregistrement rapide et précis de l’information dans les systèmes appropriés

• Tenir à jour avec exactitude les ressources, les heures supplémentaires et les registres

• Fournir un soutien administratif et lié à la paie aux superviseurs et surintendants

• Mettre en place et maintenir les systèmes de classement, les dossiers et les registres du bureau, rassembler l’information sur demande et orienter les autres employés dans les procédures de gestion documentaire

• Planifier et soutenir les visites afin d’assurer une expérience fluide et bien accueillie

• Réserver les vols, l’hébergement et les véhicules légers selon les besoins

• Remplir les rapports de dépenses

Votre contribution

• Engagement envers votre sécurité et celle de votre équipe

• Esprit dynamique et engagé

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale

• Solides compétences en organisation, en gestion des priorités et du temps

• Capacité à travailler de manière coopérative et productive avec les autres pour atteindre les résultats

• Maîtrise des applications MS Office et de SAP

• Nous encourageons vivement les femmes et les personnes autochtones à appliquer sur cette opportunité

Atouts :

• Diplôme ou certificat en administration des affaires

• Expérience en planification de la main-d’œuvre dans un environnement syndiqué

• Maitriser l’anglais à l’oral et à l’écrit et connaissance de base en français

Ce que nous offrons

Obtenez la reconnaissance de vos contributions, de votre capacité de réflexion et de votre travail acharné, et la satisfaction de savoir que vous avez aidé le monde à progresser

• Un programme d’assurance-vie et d’assurance-maladie

• Un régime de soins dentaires

• Un régime de retraite contributif

• Un programme de vacances annuelles très attrayant

• Régime d’actionnariat intéressant

• Congés pour divers motifs (vacances/annuels, congé parental payé, congés de maladie)

• Rabais pour les employés

• Aide à la relocation à l’intérieur du pays

Emplacement du poste

IOC est un important producteur et exportateur nord-américain de boulettes de minerai de fer de qualité supérieure et de concentré à haute teneur (plus de 66 % de fer, en moyenne). Avec une équipe de plus de 2 700 employés, nous nous engageons à procurer de la valeur et à apporter une continuité à nos clients, à nos employés, à nos communautés et à nos actionnaires, grâce à notre approche unique de la mine au port, qui mise sur notre pleine intégration et nos infrastructures en propriété exclusive, pour offrir du concentré et des boulettes de qualité supérieure partout sur la planète.

Nos installations comprennent une mine avec cinq puits opérationnels, un concentrateur et une usine de bouletage situés près de Labrador City, dans la province de Terre-Neuve-et-Labrador. Nous exploitons également, en propriété exclusive, un chemin de fer de 418 km – le Chemin de fer QNS&L (Quebec North Shore and Labrador) – qui relie nos activités du Labrador à notre terminal portuaire à Sept-Îles.

Travailler chez Rio Tinto, c’est aussi choisir de faire partie d’une entreprise désignée comme l’un des 100 meilleurs employeurs du Canada en 2025 et ce pour une 6ème année consécutive (pour plus d’informations, cliquez ici :  Rio Tinto Top Employeur 2025 ) et l’un des 100 meilleurs employeurs au Canada pour les jeunes  (pour plus d’informations, cliquez ici : Rio Tinto Top Employeur pour les jeunes).

JOB_POSTING-3-11334